Warto wiedzieć

Trudno wyobrazić sobie współczesne prężnie rozwijające się przedsiębiorstwo, w którym brak systemu informatycznego wspomagającego funkcjonowanie firmy. Zintegrowane systemy ERP są właściwym rozwiązaniem. Sama ich nazwa Enterprise Resource Planning, a po polsku Planowanie Zasobów Przedsiębiorstwa wskazuje, że mamy do czynienia z systemem wspomagającym zarządzanie szeroko pojętymi zasobami. Zintegrowane systemy ERP zatem działają na zasadzie współdziałających modułów, które odpowiadają za obszary działalności takie jak: magazynowanie, zarządzanie zapasami, śledzenie realizowanych dostaw; planowanie produkcji; zaopatrzenie; sprzedaż; kontakty z klientami; księgowość; finanse; zarządzanie zasobami ludzkimi (płace, kadry). Zintegrowane systemy ERP wykorzystują procesy przepływu pracy i informacji workflow. Przepływ pracy to pojęcie abstrakcyjne, które jednak łatwo zaobserwować w każdej organizacji czy przedsiębiorstwie. Workflow oznacza generalnie różne wielokierunkowe, czasami hierarchicznie zorganizowane procesy mające miejsce w przypadku działań pracowników lub całych działów, które wymagają porozumienia, decyzji, ustaleń z innymi osobami, działami czy instytucjami. Wspomaganie workflow za pomocą specjalnego oprogramowania jest niezbędne w dużych miejscach pracy, gdzie łatwo o bałagan z powodu nawet małego nieporozumienia. Bowiem warto wiedzieć, że workflow to nie tylko decyzje i zalecenia, ale także przepływ ważnej dokumentacji, danych niezbędnych do przeprowadzania operacji, a także sprawna komunikacja firmowa. Zintegrowane systemy ERP pozwalają przede wszystkim na długodystansowy rozwój i sukces na pełnym konkurencji rynku. Ważne jednak też, że wspomagają kulturę organizacji i przyczyniają się do lepszej efektywności i satysfakcji z pracy. Wdrożenia systemu ERP powinny być poprzedzone profesjonalną „diagnozą” zarówno całej firmy, jak i jej poszczególnych obszarów działania. Tylko rzetelne rozpoznanie reguł przepływu informacji, stanu zasobów oraz potrzeb organizacji zapewni, że wdrożenia systemu ERP okażą się sprawne i efektywne. Wdrożenia systemu ERP to zwykle oddzielny, rozkładający się w czasie proces, który wymaga wspomnianej już diagnozy, skonfigurowania odpowiedniego systemu, a następnie szkoleń poszczególnych pracowników korzystających z systemu. Wdrożenia systemu ERP opierają się o specjalną metodykę wdrożeniową, mimo to nie ma sprawdzonej receptury na idealne pozbawione błędów wdrożenie. Dlatego też wdrożeniowcy powinni być doświadczonymi specjalistami – niemalże artystami w sztuce wdrażania.